“Werk zoveel mogelijk thuis” horen we regelmatig vanuit de overheid als advies in de corona tijd. En hoe pakt dat voor jou uit? Veel online vergaderen en online sociale “uitjes” waarschijnlijk. De laptop of PC wordt de deur naar de buitenwereld en resulteert in veel schermwerk op een dag.
Ik kom dan haast de deur niet meer uit. Steeds vaker merk ik dat het me moeite kost om met verfrissende energie de dag te beginnen. Alle dagen lijken op elkaar. Vooral nu de dagen weer wat korter worden. Gelukkig zie je in het donker weer snel het licht. Het werd tijd om mijn licht te schijnen op deze online meet momenten.
Het is echt topsport, tijdens vergaderingen proberen mijn zintuigen op volle speed alles wat er gebeurt te registreren en tegelijkertijd is er mega veel informatie op te slaan. Mijn hersenen draaien overuren, want ook na de vergaderdag is er nog heel wat om over na te denken. Heeft mijn buik ook zoveel moeite met het bijhouden van de informatie? Ik heb ooit eens gelezen over een wetenschappelijk onderzoek dat heeft uitgewezen dat het hart en de buik een intelligentie bezitten. Tijd voor een experimentje. Zou het mogelijk zijn om naast het hoofd ook het hart en de buik in te zetten als een soort extra capaciteit?
Van alles heb ik uitgeprobeerd. Soms met verrassende inzichten. Ik begon vergaderen achter het beeldscherm in ieder geval een stuk leuker te vinden. Benieuwd naar de ervaringen, lees dan vooral verder.
Begin met ontspanning
Op een dag zaten we te wachten totdat iedereen de virtuele vergaderruimte had betreden. We zaten allemaal nog even wat mail weg te werken en toen iedereen aanwezig was begon de vergadering meteen met het eerste inhoudelijke onderwerp op de agenda. Van een mailtje tikken direct omschakelen naar de inhoud van de vergadering. De hele vergadering verliep rommelig met veel tegenstrijdige meningen en aan het eind van het uur was ik bekaf. Een vergadering daaropvolgend vertelde iemand een enorm leuk verhaal over wat die dag was gebeurd en hebben we ontzettend gelachen aan het begin. Tot mijn stomme verbazing was er tijdens de vergadering veel meer begrip voor elkaar. Met al resultaat een hele evenwichtige vergadering.
Ik trok de conclusie dat een rustige, evenwichtige vergadering begint met een rustmoment.
Een rustmoment geeft alle deelnemers de mogelijkheid om te kunnen instappen in het onderwerp en in de groep. Het instappen bij een vergadering kun je bewerkstelligen door een incheckmomentje in te lassen om elkaar naar het huidige moment en bij jezelf te brengen
Hoe zit je erbij op dit moment?
Hoe voel je je?
Wat houd je nu bezig?
Hoe is de temperatuur bij jou op je kamer,
Heb je ook zo’n lekker koffie?
Of je kunt een liedje zingen of zoals eerder beschreven even met elkaar lachen om een grap. Afhankelijk van de groep kun je ook beginnen met een korte meditatie of een ademhalingsoefening.
Jouw intentie
Veel meetings verliepen in het begin totaal anders dan ik verwachtte. Wat verwacht van jij van een vergadering? Spreek een intentie uit over de uitkomst of het verloop van de vergadering. Denk hierbij aan:
We hebben een hoop op de agenda vandaag, als we goed focussen kunnen we alle onderwerpen aftikken.
Of we hebben een verschil van mening, het zou fijn zijn als we zo meteen met een oplossing uit elkaar gaan.
Verbinding krijg je wanneer je een duidelijke gemeenschappelijk doel met elkaar hebt. Ondanks dat er verschillen zijn in belangen of in inzichten kun je altijd een gezamenlijk doel hebben.
Aandacht voor de vergadering
Ken je dat? Je zit bij een vergadering maar je moet ook nog een rapport opleveren die dag. De neiging om dan je camera uit te zetten en tijdens de vergadering het rapport af te typen is dan heel groot. Als dat zo is, kun je beter de vergadering afzeggen en je focussen op het rapport. Een vergadering is vooral effectief als alle personen in de online vergadering met aandacht bij het onderwerp zijn. Wanneer 1 persoon in de vergadering is afgeleid of niet gefocused met het onderwerp bezig is, is er eigenlijk al een “lek”. De schakel is doorbroken en maakt de vergadering minder effectief. Dat wat je aandacht geeft groeit. Wanneer je met zijn allen aandacht geeft aan een onderwerp kan het veel sneller naar de oplossing gaan.
Luisteren naar je buik
We hebben discussie over de stappen die we moeten zetten om tot een belangrijke wijziging in een systeem te komen. Een collega komt met een voorstel hoe het aan te pakken. Een peuterpuberteit ontvouwt zich in mij. Een beetje overdreven natuurlijk, maar het idee voelt niet goed. Omdat ik het gevoel niet echt met feiten kon staven en het moment er zich niet voor leende om weerstand te bieden, slikte ik een opmerking in.
Achteraf kijk ik terug op de vergadering en ga na wat er nu eigenlijk is gebeurd. Is het mijn buik die wat wilde zeggen? Voelt het nu echt goed hoe het we nu gaan aanpakken? Een dag later snap ik pas waarom ik weerstand voelde. Andere collega’s gaven aan er ook niet geheel achter te kunnen staan. Door het idee van mijn collega iets te schaven konden we het systeem veel sneller opleveren. Het is dus blijkbaar belangrijk om het onderbuikgevoel onder woorden te kunnen brengen tijdens een meeting.
Wat doe jij als je bij jezelf een onaangenaam gevoel waarneemt tijdens een online meet? Deel je gevoel, het helpt. Je brengt de vergadering weer in het nu. Voorbeelden:
Ik ben wat verward met zoveel meningen en mogelijkheden.
Wat je nu vertelt brengt enige onrust bij mij.
Ik merk een bepaalde spanning in de groep, nadat we zo intensief over het onderwerp hebben gesproken.
Ik verlies de aandacht wanneer we zo de diepte in gaan.
De deelnemers worden bewust van wat er op het betreffende moment gebeurt. Je brengt als het ware dat wat er van de ijsberg onder water zit naar boven. Wanneer je je gevoel hebt geuit kun je weer op zoek naar het gemeenschappelijk doel van dat moment.
Dat doet de deur dicht
In de fysieke wereld verlaat je na de vergadering de ruimte en zegt elkaar gedag en loop naar je werkplek. Ik heb gemerkt dat ik daardoor het onderwerp kan afronden in mijn hoofd. Bij online vergaderen is dat niet het geval, je blijft op dezelfde plek zitten.
Wat mij ontzettend heeft geholpen is om te visualiseren dat ik ook een deur dicht doe wanneer ik op de “verlaten vergadering” druk.
Een collega van mij haalde na elke vergadering 3 keer heel diep adem. Die werkt ook heel goed want wanneer je de ademhaling in je lijf voelt, kom je weer bij jezelf.
Ben je ook nieuwsgierig geworden om je buik te laten spreken in een vergadering en wil je deze manier van vergaderen een keer ervaren of oefenen, dat kan….
Komen deze ervaringen overeen met wat jij tegenkomt op een dag?
Bewust zijn van je lijf en wat er op een moment in een vergadering gebeurt helpt. Je buik gebruiken maakt dat er meer gevoel in een online meet komt waardoor het minder vermoeiend wordt en je meer verbinding ervaart.
Hoe doe je dat?
Lars Lutje Schipholt en ik geven een online workshop Vergaderen met je buik. De workshop is gratis als je je van te voren inschrijft. Je kunt je inschrijven voor deze workshops, ze vinden plaats op 30 november 2020 van 15:00-17:00 of 15 december van 9:30-11:30 . Ben je geïnteresseerd neem dan contact met ons op. Wil je specifiek met je team een workshop volgen, dat kan ook. Je geeft je op voor een workshop met je team ook door bovenstaande link gebruiken.